Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

OperSite wordt uitgegeven door BellafSoftware. Voor gegevens die een klantbedrijf in het platform invoert (zijn personeel, sites en klanten) is dat bedrijf de verwerkingsverantwoordelijke en treedt BellafSoftware op als verwerker, conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. Verzamelde gegevens

In het kader van het gebruik van het platform worden de volgende gegevens verzameld:

• Identiteit: achternaam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer indien van toepassing
• Authenticatie: aanmeldgegevens, wachtwoord (gehasht), datum van laatste aanmelding
• Registratie en geolocatie: tijdstempels van aankomst en vertrek, gps-positie bij aankomst en vertrek, en geofencing-gebeurtenissen als het bedrijf die activeert
• Foto's: voor/na-foto's van interventies, kwaliteitscontroles, materieel en klachten
• Handtekeningen: handtekeningen op interventiebonnen en de opgegeven identiteit van de ondertekenaar
• Planning en afwezigheden: geplande taken, toewijzingen, periodes van onbeschikbaarheid of afwezigheid en de reden ervan
• HR-documenten: contracten en persoonlijke documenten die de werkgever uploadt
• INSZ: identificatienummer van de sociale zekerheid, versleuteld opgeslagen en uitsluitend gebruikt voor de aanwezigheidsregistratie bij de RSZ wanneer het bedrijf deze functie activeert
• Toestel: identificatie van het toegelaten toestel, model, notificatietoken en technische informatie bij een fout
• Gebruiksgegevens: rol, bedrijf, accountstatus

3. Doeleinden van de verwerking

• Beheer van gebruikersaccounts en authenticatie
• Planning en opvolging van schoonmaakinterventies
• Documentatie en bewijs van uitgevoerde prestaties
• Voorraadbeheer van schoonmaakproducten
• Statistieken en dashboards voor managers en beheerders

4. Rechtsgrondslag

De verwerking van gegevens is gebaseerd op de uitvoering van de dienstverleningsovereenkomst tussen OperSite en het klantbedrijf, alsook op het gerechtvaardigd belang van de werkgever om de schoonmaakprestaties te organiseren en te controleren.

5. Hosting en beveiliging

De belangrijkste gegevens worden gehost binnen de Europese Unie:

• Database, authenticatie en bestanden: Supabase (Europese Unie, Ierland)
• Webapplicatie: Firebase App Hosting, Google Cloud (europe-west4, Nederland)
• Offline synchronisatie: PowerSync (regio wordt bevestigd)
• Foutopvolging: Sentry (EU-gegevensregio, Duitsland), zonder naam of e-mailadres

De gegevens zijn versleuteld tijdens overdracht (TLS) en in rust. Wachtwoorden worden onomkeerbaar gehasht.

Sommige technische dienstverleners zijn buiten de Europese Unie gevestigd of verwerken gegevens buiten de EU. De lijst en de voorziene waarborgen staan op de pagina Gegevensbescherming.

6. Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden bewaard gedurende de looptijd van de dienstverleningsovereenkomst. De bewaartermijn van interventiegegevens is configureerbaar door de bedrijfsbeheerder. Bij beëindiging van het contract worden de gegevens binnen 90 dagen verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een wettelijke bewaarverplichting van toepassing is.

7. Delen van gegevens

De gegevens worden niet verkocht of gedeeld met derden voor commerciële doeleinden. Ze zijn uitsluitend toegankelijk voor:

• Geautoriseerde gebruikers van het klantbedrijf (afhankelijk van hun rol)
• Technische verwerkers die nodig zijn voor de dienst (hosting, synchronisatie, notificaties, e-mails, kaarten, foutopvolging, back-ups)
• De RSZ, voor de aanwezigheidsregistratie (Checkinatwork), wanneer het klantbedrijf deze functie activeert: INSZ en aanwezigheidsgegevens
• Overheden, op wettelijk verzoek

8. Uw rechten (AVG)

Conform de AVG beschikt u over de volgende rechten:

• Recht van inzage: een kopie van uw persoonsgegevens verkrijgen
• Recht op rectificatie: onjuiste gegevens corrigeren
• Recht op gegevenswissing: verwijdering van uw gegevens verzoeken
• Recht op overdraagbaarheid: uw gegevens ontvangen in een gestructureerd formaat
• Recht van bezwaar: bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens
• Recht op beperking: de verwerking van uw gegevens beperken

Om deze rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen met uw bedrijfsbeheerder of een e-mail sturen naar: contact@opersite.com

9. Cookies

OperSite gebruikt uitsluitend technische cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van de dienst (authenticatiesessie). Er worden geen tracking- of advertentiecookies gebruikt.

Kaarten tonen achtergronden van OpenStreetMap en het invoeren van adressen gebruikt Google Maps Platform: deze diensten ontvangen het IP-adres van uw browser.

10. Contact

Voor vragen over de bescherming van uw gegevens kunt u contact opnemen met: contact@opersite.com

U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit (GBA in België).